Quy định về chứng từ kế toán hợp lệ

Những quy định về chứng từ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính

1. Chứng từ kế toán bắt buộc có hầu hết những khía cạnh sau đây:

Dịch vụ hỗ trợ: Dịch vụ kê khai thuế

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, liên hệ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, liên hệ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán sử dụng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán;

- các chứng từ sử dụng làm cho căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán bắt buộc mang thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

- Chứng từ kế toán phải được lập toàn bộ số liên theo quy định. Việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, gần như các chi tiết, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. trường hợp viết sai phải huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi cuống.

2. Nghiêm cấm những hành vi sau đây đối mang chứng từ kế toán:

- Giám đốc và kế toán trưởng đơn vị ký trên chứng từ trắng, cái in sẵn;

- Chủ tài khoản và kế toán trưởng ký séc trắng; 

- Xuyên tạc nội dung kinh tế của chứng từ;

- Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán;

- Hủy bỏ chứng từ khi chưa được phép;

- Hợp pháp hóa chứng từ kế toán.

3. Quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán:

- mọi chứng từ kế toán buộc phải với đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử bắt buộc mang chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. hầu hết những chữ ký trên chứng từ kế toán đều bắt buộc ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền buộc phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người bắt buộc thống nhất và bắt buộc giống mang chữ ký đã đăng ký theo quy định, ví như ko đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau buộc phải khớp mang chữ ký những lần trước đấy.

- những công ty chưa có chức danh kế toán trưởng thì nên cử người phụ trách kế toán để giao dịch có các bạn, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đấy. Người phụ trách kế toán buộc phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

- Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc người được uỷ quyền, của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ bắt buộc thích hợp có dòng dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ cần giống chữ ký đã đăng ký trong “Sổ đăng ký cái chữ ký của doanh nghiệp”.

- Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) ko được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

- những doanh nghiệp buộc phải mở sổ đăng ký dòng chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra lúc nên. Mỗi người phải ký ba chữ ký chiếc trong sổ đăng ký.

Tham khảo: Dọn dẹp sổ sách kế toán

- không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.

- Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Giám đốc công ty quy định thích hợp sở hữu luật pháp, đề nghị quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.